Для чего нужен ежедневник и как правильно его вести

Для делового человека планирование и расстановка приоритетов не просто важны, а необходимы. Организация дел, встреч и планов помогает выстроить рабочий день и успеть все. Из существующих способов и инструментов тайм-менеджмента главный – личный ежедневник, который может быть и электронным, и бумажным.

Не верьте тем, кто утверждает, что заполнение ежедневника тратит ценное время впустую. Пятнадцать минут в день упорядочат дела и мысли, не дадут прокрастинировать и отвлекаться.

Преимущества ежедневника не дают отказаться от него, после того как начнешь пользоваться им однажды. Дела на день, неделю или год удобнее и проще поместить на бумагу, чтобы сразу понять, что важно, а что подождет. Визуализированные списки дел не кажутся такими большими и невыполнимыми, из головы не вылетит ни одна мелочь. Ежедневник поможет разгрузить голову и не держать в памяти тысячу вещей одновременно.
Разработчики предлагают сотни программ и приложений для организации личного времени и дел. Их плюсы – вся информация в одном месте, функции архивирования и совместное редактирование с другими пользователями. Приложение в любую секунду под рукой, в гаджете, а значит, не занимает пространства в сумке. Даже потеряв телефон, пользователь восстановит данные на другом устройстве.

Но кожаные блокноты и ежедневники не теряют популярности.

В чем же секрет блокнотов и ежедневников?

1. Бумажные блокноты не отвлекают от записей. В записной книжке нет рекламы, несвоевременных обновлений, и рядом с блокнотом не лежит иконка соцсетей. Только ваши записи. Бумажный блокнот не надоедает звуками оповещений, не потребляет оперативную память и не глючит.
2. Наполнение блокнота и организация записей зависит от потребностей и фантазии обладателя блокнота. Вы сами определяете, какие рубрики, категории и блоки пригодятся, функции программы или приложения не стесняют вашу фантазию.
3. Бумажный ежедневник приятно держать в руках, листать страницы.
4. Бумажный ежедневник не зависит от электричества и доступа в интернет. Блокноты не страшны пыль и влажность.
5. Ежедневник дешевле.
6. На страницах блокнота останется место для скетчей, наклеек и художественного оформления.

Как правильно вести ежедневник?

Для начала, настройтесь на регулярную работу с блокнотом. Разбейте содержимое на блоки, добавьте закладки или содержание. Не пренебрегайте навигацией по своим заметкам, даже если и так знаете, что где записано.

Всюду носите ежедневник с собой. Кто знает, когда выпадет свободная минута? Ее можно уделить просмотру оставшихся дел, вычеркнуть выполненное, записать заметку о прошедшем дне. А вдруг срочно понадобится найти адрес или номер? Еще привычка заглядывать в записную книжку помогает не пропустить важную встречу.

Общих правил ведения ежедневника всего четыре:

1. Пишите регулярно. Перед сном или в конце дня выделяйте пятнадцать-двадцать минут, в спокойствии запишите список дел на завтра и вычеркните выполненное сегодня.
2. Систематизируйте записи и не перегружайте их. Заносите на страницы дела, которые требуют внимания и времени, или такие, которые еще не вошли в привычку. То есть нет смысла писать «Выпить чаю» или «Почистить зубы». Если есть рутинные дела, которые повторяются изо дня в день, запишите на стикере, который будет перемещаться от страницы к странице.
3. Анализируйте информацию и оценивайте свои время и силы объективно. Ставьте выполнимые задачи или дробите большие проекты на список маленьких дел.
4. Разграничивайте срочные и несрочные дела. Ставьте сроки выполнения.

Из существующих систем и методов ведения записей популярны Bullet Journal и Getting Things Done.

Bullet Journal предусматривает рубрики для целей на год, трекеры привычек и коллекции по интересам. В интернете размещены блоги о ведении Bullet Journal, они декоративны и интересны. За счет рубрик и трекеров Bullet Journal получается личным, но эта система гибкая и подстроится под нужды хозяина ежедневника. В таком ежедневнике каждому месяцу и неделе отведен отдельный разворот, где обладатель блокнота отмечает цели и дела, делает заметки о жизни и зарисовки.

Для грамотного планирования дел и отслеживания выполнения задач подойдет система Getting Things Done. Гибкая система обозначений будущих, начатых и выполненных дел держит в курсе и помогает сориентироваться в прогрессе по работе и личных делах.

Полезным инструментом планирования станет матрица Дуайта Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США разделял дела на важные и срочные, важные и не срочные, не важные и срочные, не важные и не срочные. Такое разделение помогает расставить приоритеты и понять, что следует делать в первую очередь.

Для начала ведения ежедневника попробуйте как можно больше доступных способов организации записей, чтобы определиться, что подходит и работает, а от чего лучше отказаться. Экспериментируйте и совмещайте то, что подошло.

Как бы ни решили вести ежедневник, не перегружайте ни записи, ни себя. Вычеркивайте выполненные дела: психологи доказали, что это приносит моральное удовольствие и повышает мотивацию. Не стесняйтесь украшать записи рисунками, если того хочется, но и не делайте этого через «не хочу». Ежедневник – территория вашего творчества, и вам в первую очередь должно быть приятно с ним работать.